یک هدیه علمی: اطلاعات و گردش اطلاعات

اشاره: این مقاله را سه سال قبل نگارش کردم؛ زمانی که همراه برخی دوستان، سرگرم طرح ریزی ایجاد شبکه اطلاع رسانی نفت و انرژی (شانا) در وزارت نفت بودیم، هدف این مقاله ارائه یک نگاه به روزتر درباره ماهیت و کارآیی شبکه ها و توجه دادن ذهن دست اندرکاران این وزارتخانه به یک جهت صحیح بود به این امید که اراده لازم برای تاسیس یک شبکه چندین سویه و مدرن گردش اطلاعات و نه صرفا ارسال اطلاعات، فراهم آید... البته همانطور که پیش بینی می شد، این هر دو هدف به شکست انجامید و نهایتا شانا نیز به یک شبکه اطلاع رسانی یک سویه، تبدیل گردید.

به هرحال ایده ها و گمانه های مطرح شده در این مقاله، همانی است که بوده است. هدف ام این است که با طرح نقدها و دیدگاهها تکمیل و به روز گردد.

 ۱. مقدمه:

مشخصه قرن بیستم، تاکید بر اطلاعات بود؛ اهمیت جمع آوری اطلاعات و نقش تعیین کننده آن در تصمیم سازی، موجب شد تا این مقوله به نیروی محرکه اصلی پیشرفت سریع جوامع بشری و متعاقب آن تشدید رقابت بین کشورهای توسعه یافته تبدیل گردد. هنگامی که قرن اطلاعات به پایان خود نزدیک می شد، حاصل فرایند یادشده  برای کشورهای درحال توسعه، ژرف تر شدن شکاف با جهان توسعه یافته بود بویژه برای آن دسته از  کشورهایی که به دلایل ساختاری، فاقد توان لازم برای هضم فرهنگ "اطلاعات محوری" بودند و تا انتها با نیم نگاهی مشکوک به آن می نگریستند.

تحولات شگرف فن آوری اطلاعات در دهه پایانی قرن بیستم، نشانگر مشخصه تازه ای برای دوران جدید بود و اکنون در آغازه قرن بیست و یک، تاکید محوری نه بر"جمع آوری اطلاعات" بلکه بر"گردش صحیح و سریع اطلاعات" است. مطالعه وضعیت سازمان های اطلاعاتی- عمدتا مخفی- در فاصله سال های قبل از دومین جنگ جهانی تا اواخر دهه هفتاد قرن گذشته، نشان می دهد که توجه و تکیه اساسی بر سازوکارهای جمع آوری اطلاعات، از یک سو تا چه حد در تحقق این آرمان نارس خود، موفقیت آمیز بود و از سویی نفس انباشت اطلاعات و عدم امکان پردازش به موقع و به ثمر نشستن آن به عنوان درون دادی مناسب و به موقع برای سازوکارهای تصمیم ساز، خود به عاملی بر ضد خود تبدیل گردید.

۲. سه تحول ماهوی

در اینجا توجه به سه تحول در دیدگاه "مدیریت اطلاعات" در نیمه دوم قرن گذشته نیز ضروری و دارای اهمیت است: نخست آن که تاکید سنتی بر انحصار"اطلاعات از منابع خاص برای سران تصمیم ساز" به توجه جدی به نظریه مدیریتی "اطلاعات از همه منابع برای بدنه فن آوران و اندیشه ورزان" تغییر یافت و به عبارتی تصمیم سازی هرچه بیشتر ماهیتی فرایندی و پردامنه یافت و شکل آن از یک دایره بسته به یک شبکه یا بزرگراه قابل دسترس تغییر کرد. دوم آن که توجه اساسی سنتی در ترجیح منابع برون سازمانی (یا فرامرزی) بر منابع درون سازمانی (یا ملی) دچار تحول شد به نحوی که منابع درون سازمانی نقش مرجح را از آن خود کرد. تحول سوم به تعریفی تازه از اطلاعات باز می گردد. در این نگاه تازه، نقش اطلاعات سری و غیرآشکار کمتر می شود و اولویت نخست به اطلاعات باز واگذار می شود. همه این تحولات در کنار تحولات بزرگ در فن آوری اطلاعات و بویژه گسترش شبکه های اطلاع رسانی بود که دوران "اطلاعات محوری" را به مرحله جدید و پیچیده ای پیوند داد که مشخصه آن تاکید بر "گردش درست، سریع و کارآمد" اطلاعات است.

با عنایت به اهمیت فهم دقیق تری از این شرایط است که شرح و بسط این موضوع ضروری می شود: شعار مرحله قبلی عصر اطلاعات عبارت بود از "جمع آوری بیشتر، تصمیم گیری برتر" حال آن که به نظر می رسد شعار دوران کنونی را بایست "گردش مناسب تر، تصمیم سازی کارآتر" گذاشت. همانطور که اشاره شد، در گذشته، همه چیز در خدمت تامین هرچه بیشتر اطلاعاتی سران و نخبگان سیاست گذار قرار داشت اما در دوران جدید توجه اساسی به بدنه ها ولایه های درونی تر معطوف گشته است تا فرایندهای تصمیم سازی از قاعده ای وسیع تر و پشتوانه ای مستحکم تر برخوردار گردد. با جزیی تر شدن هرچه بیشتر جوانب مختلف تخصصی و حرفه ای، توجه به "خرده اطلاعات" هم بیشتر شد.همچنین اگر در گذشته برگزاری همایش ها، سمینارها، میزگردها و کنفرانس های تخصصی تنها ظرف- البته مکانیکی و یک بعدی- برای مواجهه و برخورد اندیشه ها در موضوعات تخصصی بود، اکنون تلاش سازمان ها بر این است که با استفاده حداکثر از دستاوردهای خیره کننده فن آوری اطلاعات و ارتباطات، همایشی دائمی، چندبعدی، بدون محدودیت و همگانی در هرموضوع تخصصی  فراهم آورند به نحوی که تعامل، مواجهه و برخوردی شبانه روزی بین مغزهای اندیشه ورز، فن آوران، نظریه پردازان و متخصصان هر زمینه ایجاد گردد. بنابراین نگرشی تازه شکل می گیرد که در آن نفس گردش سریع، مناسب و روزآمد اطلاعات به عنوان فرایندی زاینده و خلاق مدنظر و مورد تاکید است. در گذشته تاکید بر تملک خصوصی اطلاعات برای دوره ای هرچه طولانی تر بود و در دوران تازه تاکید بر تولید اطلاعات کارآمدتر، استفاده به موقع در فرایند تولید و توسعه، و سپس سپردن آن به آرشیو عمومی جامعه بشری است. بنابراین در دوران تازه حجم اطلاعات به اصطلاح محرمانه یا پنهان و نیز عمر متوسط "اطلاعات خصوصی" کوتاه تر می شود. مفهوم کلی بحث این است که در دوران تازه سهم دسترسی عمومی جوامع بشری به اطلاعات بیشتر می شود امااین سوال حیاتی پابرجاست که آیا به همین میزان سهم جوامع عقب مانده از فرایند پیشرفت نیز افزایش می یابد؟

پاسخ مطلق به این سوال منفی است چراکه عامل اصلی خلاقیت، نوآوری و نوتولیدی، نفس موجودی اطلاعات نیست بلکه تناسب، معادله و توازنی است که با توجه به متغیرهایی هم چون چه اطلاعاتی، در چه زمانی، برای چه کس یا کسانی، به چه روشی و با چه هدفی، تحصیل می گردد. در اینجا توجه به یک مثال و مقایسه ساده برای فهم بهتر موضوع بسیار کارساز است. بدن انسان به عنوان یک ارگانیزم زنده و پیچیده نیازمند خون است اما بیش از آنکه کمیت و ذخیره فراوان تر خون بدن در پویایی، نشاط و مولد بودن آن نقش داشته باشد، گردش صحیح آن است که سلامت و کارآمدی آن را تامین و تضمین می کند. چه بسا تراکم و رکود خون در اجزاء بدنی که سیستم گردش خون آن دچار نارسایی و اختلال است به کندی یا حتی مرگ آن منجر شود حال آن که بدنی که از کمیتی نازل تر از خون و کیفیتی بالاتر از گردش آن برخوردار است، سرزنده تر، مولد تر و پایدار تر است. شرط اساسی در این میان رسیدن دائمی، مستمر، مناسب و سریع خون به سلول هایی است که هریک به تغذیه خاصی نیازمند ند و به همین جهت شبکه لایتناهی ای از کانال ها (رگ ها و مویرگ ها) برای این رفت و برگشت در بدن انسان تعبیه شده است. از طرف دیگر نفس گردش خون در بدن ضمن آن که به سرزندگی این ارگانیزم می انجامد، به تازه تر شدن و فراوانی کمی و کیفی آن نیز کمک می کند. همچنین توانایی های متنوع و خارق العاده مغز انسان، صرفا ناشی از برخورداری آن از میلیاردها سلول و واحد زنده حاوی اطلاعات نیست بلکه مهم تر از آن خصوصیت شبکه ای این سلول ها یعنی وجود امکان برقراری تماس بین هر سلول با تعداد بی  شماری از دیگر سلول هاست که به تلاقی، تضمن و تکمیل اطلاعات و نهایتا سربرآوردن راه حل ها و ابتکارات بی بدیل منجر می شود.  در بده بستان منظم سلول هاست که سرزندگی و خلاقیت جریان می یابد همچنانکه انباشت اطلاعات در بخش هایی از مغز که به دلیل بیماری ها، اختلالات و صدمات سلسله اعصاب، از دیگر بخش ها جدا مانده اند، منجر به بروز تنش های شدید عصبی و حتی بروز دوگانگی کامل و واقعی شخصیت افراد مبتلا منجر می شود (نمونه این وضعیت در بیماران حاد صرعی که پزشکان مجبور به قطع جسم پینه ای یا فیبر ارتباطی نیمکره های چپ و راست مغز آنان می شوند، مشاهده می شود). دو نکته ظریف دیگر نیز در این مقایسه ها، درس آموز است: نخست آن که راکدماندن اطلاعات در زوایای ذهن اندیشه ورزان و فن آورانی که در بازی "تصمیم سازی" مشارکتی ندارند، خود به عاملی مخرب تبدیل می گردد(بررسی علمی این معضل بویژه در سازمان ها و نهادهای کشوری چون ایران که امر تصمیم سازی به یک حق خصوصی و انحصاری مدیران عالی بدون امکان مشارکت توسط کارشناسانی که دستی در جرگه مدیریتی ندارند، تبدیل شده است، احتمالا بسیار درس آموز است). مفهوم عمیق تر این نکته آن است که هر ذخیره دانشی یا باید برای بهینه سازی به بازی گرفته شود، یا به شکلی آرام، پنهانی و خودکار در مسیر تخریب قرار خواهد گرفت. نکته دوم این که بر همان سیاق که  نفس قرض گیری وانتقال خون از بدنی سالم و سرزنده، موجب سرزندگی بدن دیگر نمی شود بلکه  می تواند موجد خطراتی برای آن نیز باشد، انتقال خام، بدون زمینه و قالبی اطلاعات از بیرون سازمان به دورن آن نیز، ضرورتا به تقویت بنیه آن کمکی نخواهد کرد.

۳. متغیر حیاتی

اشاره شد که راکد ماندن خون یا انباشت اطلاعات در هریک از بخش های بدن و مغز می تواند به از کارافتادگی، فساد و پوسیدگی آن بخش و نهایتا کل دستگاه منجر شود. بر همین قیاس عامل اصلی رکود و کسالت سازمانی را بایست در درجه اول در عدم وجود یک نظام و ظرفیت کارآمد برای به گردش در آوردن اطلاعات راکد، جزیی،  پراکنده و به ظاهر کم اهمیت  در زوایای آن و به بازی کشاندن تمامی مغزهای هرچند متوسطی دانست که هرگاه به درستی و تناسب در شبکه ای از چالش ها وارد شوند، می توانند، نتایجی عظیم به بار آورند. حتی تلاش موفق برای واردات اطلاعات، پیش از آن که چنین چالشی نهادینه شده باشد، خود یک شکست مطلق است: هر اطلاعات وارداتی نیز بایستی با عنایت به ظرفیت بدنه سازمانی و مهم تر از آن متناسب با نیازهای آن صورت پذیرد. در چنین شرایطی است که ورود و صدور اطلاعات در چنین سازمانی به یک توازن طبیعی و منطقی دست می یابد.

۴. برخی کارکردهای یک شبکه اطلاع رسانی

      پیشرفت فن آوری اطلاعات در زمینه شبکه های رایانه ای و امکانات چندرسانه ای (Multi media)، که مشخصه اصلی "دهکده جهانی" است، این امکان را فراهم آورده است که تقریبا به تمامی نیازهای ارتباطی کاربران به نحوی ساده و مناسب پاسخ داده شود. بالاترین بهره از این رهگذر، نصیب سازمان های تخصصی می شود که با نگاه هوشمندانه مدیریتی و میزان قابل تحملی سرمایه گذاری به اهداف متنوعی دست می یابند، از جمله الف: سطح اطلاعات کارشناسان خود در پهنه سازمانی را به سرعت افزایش داده روزآمد می کنند،       ب: با ایجاد فرهنگ و فرایند گردش سریع و روان اطلاعات درون سازمانی، در هر موضوع به بهترین تصمیم سازی نائل می گردند، پ: با برپایی میزگردهای شبانه روزی الکترونیکی، فرایندی بدون توقف از تضارب اندیشه ها در هر موضوع تخصصی را موجب شده، از راکد ماندن کمترین ذخیره های دانشی در زوایای پیدا و پنهان سازمان جلوگیری می کنند و سطح و تنوع نوآوری در طراحی وتولید را وسعت می بخشند، ت: نیازهای اطلاعاتی مخاطبین برون سازمانی را به بهترین وجه برآورده می سازند، ث:  قابلیت های خود را به نحوی شایسته معرفی می کنند و ج: به صرفه جویانه ترین روش بازخورد کامل تری از دیدگاه مخاطبین به دست      می آورند.

به این ترتیب است که ایجاد شبکه های اطلاع رسانی و مهم تر از آن گسترش فرهنگ استفاده از این شبکه ها، امروزه به یکی از اصلی ترین ارکان ساختاری سازمان های نوین تبدیل  شده است تا حتی در وسیع ترین و پیچیده ترین شرکت ها نیز، کار مدیریت با صرف حداقل انرژی و کسب حداکثر بهره وری همراه گردد. همانطور که اشاره شد، اشاعه و تعمیق فرهنگ استفاده بهینه از شبکه های اطلاع رسانی، از اهمیتی هم سنگ با اصل ایجاد و گسترش آن برخوردار است. توجه شایسته به این مهم به ویژه در جامعه ایرانی که از فرهنگ     جاافتاده ای برای استفاده از رایانه نیز برخوردار نیست، ضرورت بیشتری می یابد.

با توجه به نکات فوق، مهم ترین خدمات یک شبکه رایانه ای گردش اطلاعات را می توان به شکل زیر دسته بندی کرد:

الف: انتشار اخبار و اطلاعات عمومی و تخصصی برای گروه های مختلف مخاطبان

ب:  فراهم سازی امکان دسترسی به بانک های اطلاعاتی تخصصی و امکان به روز کردن اطلاعات بانک ها

پ: ایجاد صفحات خصوصی برای مشترکان و کاربران بر روی شبکه

ت: ایجاد حوضچه های متنوع تخصصی به نحوی که هر مشترک بتواند ضمن بهره وری از اطلاعات، دیدگاهها، نقطه نظرات، ابتکارات و پیشنهادات تخصصی ای که با مشارکت دیگر کاربران متخصص فراهم آورده شده، خود نیز اطلاعات مورد نظر خود را بر آن بیفزاید یا دیدگاه، نقد، نقطه نظر و پیشنهاد ابتکاری خود را بر آن بیفزاید.

ث: ایجاد میزگردهای الکترونیکی On Line بر روی موضوعات تخصصی یا عمومی. به این ترتیب می توان در کوتاه ترین زمان، بیشترین شمار از کارشناسان را به مواجهه فکری برای یافتن راه حل یک مشکل، تصمیم گیری همه جانبه و کارشناسی درباره یک موضوع، به بحث و مشورت گذاشتن یک موضوع برای دریافت بیشترین بازخوردها و کسب برآورد دقیق تر از پی آمدها و آثار یک طرح، تصمیم یا برنامه فراخواند.

ج: انتشار دسته بندی شده اطلاعات تخصصی با توجه به سلایق و گرایشات مخاطبان خاص از طریق صفحات تخصصی یا ارسال به آدرس پستی هر مخاطب با صرف کمترین میزان وقت و امکانات.

چ: فراهم کردن امکان تماس و ارتباط مستمر نوشتاری، گفتاری و تصویری مخاطبان به منظور جریان یافتن تبادل نظر، مشورت و نظرخواهی بین آنان.

ح: فراهم کردن امکان ارسال و دریافت سریع، امن و آسان انواع اطلاعات و داده های نوشتاری، تصویری و گفتاری بین هر مشترک با کاربر یا کاربران دیگر.

......

تمام